Digital Leadership: Was Sie in Ihren Arbeitsverträgen regeln müssen
Schützen Sie Ihre Organisation vor rechtlichen Fallstricken und machen Sie Ihre Mitarbeiter zu digitalen Botschaftern ihrer Destination.
Das Destinationsmarketing in Zeiten der Digitalisierung erfolgt durch das zentrale Befüllen einer Datenbank mit hochwertigen zukunftsfähigen Inhalten und durch die Distribution der Inhalte in viele Kanäle.
Dabei erzeugen viele Beteiligte in einer Destination Inhalte, an denen Sie selber Urheberrechte besitzen. Denn per Gesetz ist der Urheber erst einmal der Mensch selber, der die Inhalte erstellt hat und nicht der Arbeitgeber oder der Auftraggeber.
Sie sollten sich also dringend darum kümmern, dass Sie an allen Inhalten, die für Ihre Organisation erzeugt werden, auch die notwendigen Rechte bekommen. Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass solche fehlenden Rechtevereinbarungen schnell richtig teuer werden können.
- Im Falle eines angestellten Mitarbeiters braucht es für die Übertragung der Rechte auf jeden Fall einen Zusatz zum Arbeitsvertrag, mit welchem der Mitarbeiter die Rechte an den Arbeitgeber abtritt für alle Inhalte, die er im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses erschafft. Das kann nicht durch einen einfachen Satz geschehen, denn eine kostenlose Rechteübertragung wäre rechtlich nicht haltbar. Es braucht dazu auf jeden Fall eine rechtssichere Regelung, mit welcher die Vergütung für die Arbeitsleistung gekoppelt wird an die Vergütung für die Übertragung der Rechte, auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
- Im Falle von Freelancern, Fotografen und anderen Unternehmern, bei denen Inhalte erworben werden oder bei denen Arbeitsleistung für die Erstellung von Inhalten bezahlt wird, ist ebenso eine vertragliche Regelung zu treffen, dass die notwendigen Rechte zur uneingeschränkten Verwendung der Inhalte übertragen werden. Der maximale Fall ist hier die Übertragung der Urheberrechte oder alternativ die Rechtesituation im Sinne von CC0 oder mindestens CC-BY. Damit können die Inhalte auch als Open Data verwendet werden (Mehr zur Lizenzierung von Open Data finden Sie hier).
Eine weitere Regelung, die Sie dringend treffen sollten, ist, dass die Mitarbeiter in Ihrer Organisation auch zustimmen, dass Ihre persönlichen Daten für die Veröffentlichung auf den Profilseiten Ihrer Organisation z.B. „Über uns“ und „Ansprechpartner“ auf allen Webseiten, Apps und Plattformen veröffentlicht werden dürfen. Dies gilt auch für die Veröffentlichung aller Bilder vom Team und allen Publikationen von Veranstaltungen mit Personen auf den Bildern, Videos und in Texten. Per DSGVO sind diese Zustimmungen dringend einzuholen und zu dokumentieren.
Dazu gehört auch die Zustimmung bzw. Verpflichtung der Mitarbeiter, Inhalte, Kommentare und alle Arten von Beiträgen im Internet unter ihrem eigenen echten Namen mit Profilfoto zu veröffentlichen. Nur bei einer solchen Handhabung werden ihre Mitarbeiter zu digitalen Botschaftern der Destination. Wenn die nette Heidi von der Tourisinfo diese Veranstaltung persönlich empfiehlt oder wenn der coole Bikeguide Hansi den Tourentipp erstellt hat, dann sind das die Empfehlungen der Locals, das ist genau das, was z.B. AirBnB so erfolgreich gemacht hat. Die User im Internet glauben echten Menschen (Locals) einfach mehr als den anonymen (Werbe-)Texten der Organisationen. Und wenn User z.B. einen Kommentar abgeben oder einen Fehler melden, dann sollte sich unbedingt ein Mensch mit einem Namen und einem Gesicht zurückmelden, und nicht ein Autor namens „Contenterfassung Hintertupfing“.
Um als Organisation gerüstet zu sein für diese Gästekommunikation der Zukunft, gilt es, sich auch rechtlich dafür aufzustellen. Daher empfehlen wir auch dafür eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag.
Neben der rechtlichen Absicherung ist aber oft erst einmal ein Umdenken der Verantwortlichen (Leader) der Destination erforderlich. Der Wandel vom Veröffentlichen anonymer (werblicher) Texte hin zu einer intensiven (persönlichen) Kommunikation mit den Gästen erfordert viel Überzeugungsarbeit, Kraft und eine andere Ausbildung der Mitarbeiter in den Organisationen.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter aus der Organisation ausscheidet?
Natürlich muss auch für diesen Fall vorgesorgt werden. In den Zusatzvereinbarungen zu den Arbeitsverträgen sollte dringend geregelt sein, dass die Vereinbarungen auch über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus gelten.
In einer Organisation kann bei Inhalten, die weiter verwendet werden, auch die Autorenschaft auf den nachfolgenden Mitarbeiter übertragen werden. Damit ist dann für die 150 Tourenvorschläge nicht mehr die Heidi der Autor sondern der Franz, der den Content weiter pflegt und auf User-Rückmeldungen reagiert.
Bei allen anderen einmaligen Kommentaren, Posts und Beiträgen, ist es nicht notwendig, den Autor umzustellen, auch wenn dieser ausgeschieden ist. Die Firmen-Accounts der Mitarbeiter werden dann einfach geschlossen und der Zustand zum Zeitpunkt des Ausscheidens wird eingefroren. Die Zugriffsrechte verbleiben bei der Organisation, die auch der Eigentümer der Accounts sein sollte.
Auch hierzu unser Tipp: Kümmern Sie sich darum, dass die Organisation selber der Inhaber aller Konten und Profile im Internet ist, und nicht der Mitarbeiter, der diese Firmenprofile angelegt hat. Auch hier können wir aus eigener leidvoller Erfahrung berichten, dass es nahezu unmöglich ist, seine eigenen Firmenprofile wieder zu übernehmen, wenn diese auf einen Ex-Mitarbeiter laufen.